एमआईएस (प्रबंधन सूचना प्रणाली), एसडीएलसी और सिस्टम प्लानिंग

MIS(Management information system), SDLC & System Planning

परिचय

आज की डिजिटल दुनिया में, जहाँ डेटा सबसे महत्वपूर्ण है और सफलता के लिए स्मार्ट निर्णय लेना महत्वपूर्ण है, प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। ये सिस्टम हर उद्योग में व्यवसायों के लिए आवश्यक हैं, जो प्रभावी प्रबंधन और रणनीतिक योजना के लिए आवश्यक सूचना के प्रवाह का समर्थन करने वाली रीढ़ की हड्डी के रूप में कार्य करते हैं।

फिर भी, MIS की पूरी क्षमता का दोहन करने के लिए अपनी चुनौतियों का एक सेट आता है। इसके लिए एक संरचित दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है जो सिस्टम डेवलपमेंट लाइफ़ साइकिल (SDLC) और ठोस सिस्टम प्लानिंग रणनीतियों के सिद्धांतों के साथ संरेखित हो। साथ में, ये तत्व सफल MIS कार्यान्वयन के लिए आधार बनाते हैं।

इस ब्लॉग में, हम MIS, SDLC और सिस्टम प्लानिंग के विवरण के महत्व की खोज करेंगे, वे कैसे जुड़ते हैं, और परिचालन उत्कृष्टता के लिए लक्ष्य रखने वाले संगठनों के लिए उनका क्या मतलब है। MIS की मूल बातें समझने से लेकर SDLC के चरणों को नेविगेट करने और संपूर्ण सिस्टम प्लानिंग फ्रेमवर्क तैयार करने तक, हम आधुनिक व्यवसाय प्रबंधन के इन आवश्यक पहलुओं को सरल बनाने के लिए यहाँ हैं।

तो, आइए हम एमआईएस, एसडीएलसी और सिस्टम प्लानिंग के बीच तालमेल को उजागर करें, तथा आज के बदलते कारोबारी माहौल में सुचारू संचालन, बेहतर निर्णय लेने और सतत विकास के रहस्यों को उजागर करें।

एमआईएस (प्रबंधन सूचना प्रणाली)

प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) आज के संगठनों की धड़कन की तरह हैं, जो निर्णय लेने और रणनीतिक योजना बनाने में सहायता करने वाली महत्वपूर्ण जानकारी को इकट्ठा करना, संसाधित करना और साझा करना संभव बनाती हैं। प्रौद्योगिकी और डेटा का लाभ उठाकर, MIS संचालन को सुव्यवस्थित करने, संसाधनों का सर्वोत्तम उपयोग करने और विभागों के बीच संचार को बढ़ाने में मदद करता है। चाहे वह प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों को ट्रैक करना हो या भविष्य के रुझानों की भविष्यवाणी करना हो, MIS प्रबंधकों को वास्तविक समय की जानकारी प्रदान करता है जो लगातार बदलते बाजारों में चपलता और प्रतिस्पर्धात्मकता को बढ़ाता है। संक्षेप में, MIS संगठनात्मक सफलता को आगे बढ़ाने, नवाचार, उत्पादकता और स्मार्ट निर्णय लेने को बढ़ावा देने के लिए आवश्यक हैं।

अपने मूल में, MIS कम्प्यूटरीकृत सिस्टम हैं जो प्रबंधकों को संगठन के भीतर विभिन्न विभागों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने, मूल्यांकन करने और व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक उपकरण प्रदान करते हैं।

आधुनिक संगठनों में प्रभावी प्रबंधन के लिए प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) महत्वपूर्ण हैं। ये सिस्टम प्रबंधकों को विभागीय संचालन में सुधार करने के लिए आवश्यक उपकरण प्रदान करते हैं। किसी संगठन के विभिन्न पहलुओं को व्यवस्थित, मूल्यांकन और देखरेख करके, MIS सूचित निर्णय लेने की सुविधा प्रदान करता है और समग्र प्रभावशीलता को बढ़ाता है। केंद्रीकृत डेटा संग्रह, विश्लेषण और साझाकरण के साथ, प्रबंधक वास्तविक समय की जानकारी तक पहुँच सकते हैं, रुझानों की पहचान कर सकते हैं और संसाधनों को बुद्धिमानी से आवंटित कर सकते हैं। अंततः, MIS तेज़ गति वाले व्यावसायिक वातावरण में संगठनात्मक लचीलेपन और दक्षता को बढ़ावा देने में प्रमुख भूमिका निभाते हैं।

एमआईएस क्या है? 

प्रबंधन:-

आवश्यक संसाधनों, लागतों, स्थानों और समयसीमाओं के साथ कार्यों को सफलतापूर्वक पूरा करने में संसाधनों को निर्देशित करना शामिल है, चाहे वे मानवीय हों या भौतिक, विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने की दिशा में। इस प्रक्रिया में पाँच आवश्यक कार्य शामिल हैं: योजना बनाना, व्यवस्थित करना, निर्देशन करना, समन्वय करना और नियंत्रण करना।

Management in MIS

इनफार्मेशन :-

प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) के क्षेत्र में, "सूचना" शब्द का अर्थ है वह डेटा जिसे संसाधित किया गया है और जो रणनीतिक योजना, निगरानी और रोज़मर्रा के संचालन जैसे क्षेत्रों में प्रबंधन के लिए उपयोगी है। दूसरी ओर, "डेटा" कच्चे, असंरचित तथ्यों, टिप्पणियों या असंसाधित संदेशों का प्रतिनिधित्व करता है जो अकेले खड़े होते हैं, जिनमें अक्सर संख्याएँ और बुनियादी विवरण शामिल होते हैं। आप सूचना को इस कच्चे माल से निकलने वाले पॉलिश किए गए अंतिम उत्पाद के रूप में सोच सकते हैं।

प्रणाली:-

System in MIS

एक सिस्टम अनिवार्य रूप से परस्पर जुड़े भागों का एक सुव्यवस्थित संग्रह है जो किसी विशेष लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए एक विशिष्ट योजना के अनुसार एक साथ काम करते हैं। उदाहरण के लिए, मानव शरीर के बारे में सोचें - यह एक सुसंगत प्रणाली के रूप में कार्य करता है, जिसके सभी अलग-अलग घटक हमें जीवित रखने के अंतिम उद्देश्य को पूरा करने के लिए सहजता से सहयोग करते हैं।

प्रबंधन सूचना प्रणाली:-

MIS

प्रबंधन सूचना प्रणाली एक एकीकृत उपयोगकर्ता-मशीन प्रणाली है जिसे किसी संगठन के भीतर निष्पादन, पर्यवेक्षण, परीक्षण और निर्णय लेने की प्रक्रियाओं में सहायता करने वाली जानकारी प्रदान करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली

कंप्यूटर हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर, साथ ही मैनुअल प्रक्रियाएं, विश्लेषणात्मक और नियोजन मॉडल, नियंत्रण तंत्र और एक डेटाबेस, सभी का उपयोग सिस्टम द्वारा किया जाता है। MIS का प्राथमिक कार्य संसाधित डेटा का पूर्ण विश्लेषण प्रदान करना है, जिससे प्रबंधन को महत्वपूर्ण निर्णय लेने में मदद मिलेगी जो रणनीतियों और युक्तियों को निर्धारित करने में मदद करेगा।

एमआईएस की 7 अलग-अलग भूमिकाएँ

प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) की भूमिका अविश्वसनीय रूप से विविध है और आज के तेज़-तर्रार व्यावसायिक परिदृश्य में संगठनों की सफलता में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। यहाँ MIS के कुछ प्रमुख कार्य दिए गए हैं:

डेटा प्रबंधन: MIS किसी संगठन के भीतर विभिन्न गतिविधियों द्वारा उत्पादित विशाल मात्रा में डेटा को संग्रहीत करने, व्यवस्थित करने और प्रबंधित करने के लिए एक केंद्रीय केंद्र के रूप में कार्य करता है। इसमें संचालन और वित्त से लेकर मानव संसाधन और ग्राहक जानकारी तक सब कुछ शामिल है।

निर्णय समर्थन: अक्सर निर्णय समर्थन प्रणाली के रूप में जाने जाने वाले MIS प्रबंधकों के लिए अमूल्य हैं, जो उन्हें सूचित निर्णय लेने के लिए आवश्यक समय पर और सटीक जानकारी प्रदान करते हैं। डेटा का विश्लेषण करके और रिपोर्ट तैयार करके, MIS उन रुझानों, पैटर्न और अंतर्दृष्टि को उजागर करने में मदद करता है जो रणनीतिक योजना, संसाधन आवंटन और प्रभावी समस्या-समाधान के लिए महत्वपूर्ण हैं।

प्रदर्शन निगरानी: MIS संगठनों को विभिन्न विभागों, प्रक्रियाओं और व्यक्तियों के प्रदर्शन पर नज़र रखने और उनका आकलन करने की अनुमति देता है। MIS द्वारा ट्रैक किए जाने वाले प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) और मीट्रिक संगठनात्मक लक्ष्यों और उद्देश्यों की दिशा में प्रगति को मापने के लिए आवश्यक हैं।

संचार और सहयोग: MIS किसी संगठन के भीतर विभिन्न स्तरों और कार्यों में संचार और सहयोग को बढ़ाता है। ईमेल, इंस्टेंट मैसेजिंग और सहयोगी प्लेटफ़ॉर्म जैसे टूल के साथ, MIS कुशल सूचना साझाकरण और टीमवर्क को बढ़ावा देता है। प्रक्रिया स्वचालन: MIS नियमित कार्यों और वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करता है, मैन्युअल प्रयास को कम करता है और परिचालन दक्षता को बढ़ाता है। इसमें डेटा प्रविष्टि को स्वचालित करना, रिपोर्ट तैयार करना, लेनदेन को संसाधित करना और इन्वेंट्री का प्रबंधन करना शामिल है।

ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM): ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM) के माध्यम से ग्राहक संबंधों के प्रबंधन में MIS एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। ग्राहक डेटा संग्रहीत करके, बातचीत को ट्रैक करके और ग्राहक व्यवहार का विश्लेषण करके, संगठन अपने विपणन प्रयासों को वैयक्तिकृत करने, ग्राहक सेवा को बढ़ाने और अपने ग्राहकों के साथ स्थायी संबंध स्थापित करने में सक्षम होते हैं।

कुल मिलाकर, MIS की भूमिका संगठनों को अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने, नवाचार को बढ़ावा देने और बाज़ार में प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त बनाए रखने के लिए सूचना और प्रौद्योगिकी की शक्ति का उपयोग करने में सक्षम बनाना है।

प्रभावी निर्णय लेने के आधार पर:

गुणवत्ता विश्लेषण

लागत और बजट विश्लेषण

जोखिम विश्लेषण

बाजार विश्लेषण

इन्वेंट्री विश्लेषण

SWOT विश्लेषण

हितधारक विश्लेषण

प्रतिक्रिया विश्लेषण

व्यवहार विश्लेषण

रिपोर्ट और डैशबोर्ड तैयारी

कुछ एमआईएस उदाहरण

प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस),

निर्णय समर्थन प्रणाली (डीएसएस)

कार्यकारी सूचना प्रणाली (ईआईएस)

विपणन सूचना प्रणाली

कार्यालय स्वचालन प्रणाली (ओएएस)

एमआईएस रिपोर्ट

प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) रिपोर्ट प्रबंधकों को यह स्पष्ट रूप से बताने के लिए महत्वपूर्ण हैं कि उनका संगठन कैसा प्रदर्शन कर रहा है और कौन से रुझान उभर रहे हैं। ये रिपोर्ट MIS सिस्टम से आती हैं जो संगठन के विभिन्न हिस्सों से डेटा एकत्र और विश्लेषण करती हैं।

MIS रिपोर्ट के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि वे सभी स्तरों पर प्रबंधकों की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अनुकूलित हैं, चाहे वे फ्रंटलाइन पर्यवेक्षक हों या शीर्ष अधिकारी। आम तौर पर, इन रिपोर्टों में प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI), वित्तीय मीट्रिक, परिचालन आँकड़े और अन्य महत्वपूर्ण डेटा बिंदु शामिल होते हैं।

MIS रिपोर्ट का मुख्य लक्ष्य प्रबंधकों को सीधे, संक्षिप्त और कार्रवाई योग्य तरीके से जानकारी प्रस्तुत करके सूचित निर्णय लेने में मदद करना है। प्रबंधक लक्ष्यों की ओर अपनी प्रगति को ट्रैक करने, सुधार की आवश्यकता वाले क्षेत्रों को इंगित करने, संसाधनों को बुद्धिमानी से आवंटित करने और रणनीतिक विकल्प बनाने के लिए इन रिपोर्टों पर भरोसा करते हैं।

MIS रिपोर्ट विभिन्न प्रारूपों में आ सकती हैं, जैसे कि टेबल, ग्राफ़िकल डैशबोर्ड या यहाँ तक कि एड-हॉक क्वेरीज़। उन्हें नियमित आधार पर तैयार किया जा सकता है या जानकारी के लिए विशिष्ट अनुरोधों के जवाब में बनाया जा सकता है।

संक्षेप में, एमआईएस रिपोर्ट आवश्यक उपकरण हैं जो प्रबंधकों को अद्यतन रहने, प्रदर्शन की निगरानी करने और आज की तेज गति वाली व्यावसायिक दुनिया में सफलता प्राप्त करने में मदद करते हैं।

एमआईएस द्वारा 7 रिपोर्ट तैयार की गईं

प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) द्वारा आम तौर पर तैयार की जाने वाली कई प्रकार की रिपोर्ट हैं:

1. परिचालन रिपोर्ट: ये रिपोर्ट दिन-प्रतिदिन के संचालन, जैसे बिक्री के आंकड़े, उत्पादन आउटपुट, इन्वेंट्री स्तर और लेन-देन सारांश पर विस्तृत जानकारी प्रदान करती हैं।

2. सारांश रिपोर्ट: सारांश रिपोर्ट विभिन्न स्रोतों से डेटा को एक संक्षिप्त प्रारूप में समेकित करती हैं, जिसमें प्रमुख रुझान, प्रदर्शन मीट्रिक और लक्ष्यों या बेंचमार्क के विरुद्ध भिन्नताओं को उजागर किया जाता है।

3. अपवाद रिपोर्ट: अपवाद रिपोर्ट स्थापित मानदंडों या सीमाओं से विचलन को उजागर करने पर ध्यान केंद्रित करती हैं, जिससे प्रबंधकों को विसंगतियों, त्रुटियों या असामान्य पैटर्न की पहचान करने में मदद मिलती है, जिन पर ध्यान देने या आगे की जांच की आवश्यकता होती है।

4. पूर्वानुमान रिपोर्ट: पूर्वानुमान रिपोर्ट भविष्य के रुझानों, परिणामों या मांग के स्तरों की भविष्यवाणी करने के लिए ऐतिहासिक डेटा और सांख्यिकीय मॉडल का उपयोग करती हैं, जिससे प्रबंधकों को संसाधन आवंटन, उत्पादन योजना और जोखिम प्रबंधन के बारे में सूचित निर्णय लेने में सहायता मिलती है।

5. एड-हॉक रिपोर्ट: एड-हॉक रिपोर्ट प्रबंधकों की विशिष्ट सूचना आवश्यकताओं या प्रश्नों को संबोधित करने के लिए ऑन-डिमांड तैयार की गई अनुकूलित रिपोर्ट हैं। ये रिपोर्ट लचीलापन प्रदान करती हैं और डेटा के अधिक लक्षित विश्लेषण की अनुमति देती हैं।

6. ड्रिल-डाउन रिपोर्ट: ड्रिल-डाउन रिपोर्ट डेटा का एक पदानुक्रमित दृश्य प्रदान करती हैं, जिससे प्रबंधकों को विवरण के विभिन्न स्तरों पर जानकारी का पता लगाने की अनुमति मिलती है। उपयोगकर्ता अंतर्निहित विवरणों तक पहुँचने और प्रदर्शन के विशिष्ट पहलुओं में गहन अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए सारांश डेटा के माध्यम से नेविगेट कर सकते हैं।

7. तुलनात्मक रिपोर्ट: तुलनात्मक रिपोर्ट विभिन्न समय अवधि, विभागों, क्षेत्रों या अन्य प्रासंगिक श्रेणियों में डेटा की तुलना करती हैं, जिससे प्रबंधकों को रुझानों की पहचान करने, प्रदर्शन को बेंचमार्क करने और रणनीतियों या पहलों की प्रभावशीलता का आकलन करने में मदद मिलती है।

प्रत्येक प्रकार की रिपोर्ट एक विशिष्ट उद्देश्य की पूर्ति करती है और प्रबंधकों को निर्णय लेने में सहायता करने, परिचालन दक्षता बढ़ाने और संगठनात्मक प्रदर्शन को आगे बढ़ाने के लिए बहुमूल्य अंतर्दृष्टि प्रदान करती है।

एमआईएस के उपयोग के 7 लाभ

जब बेहतर निर्णय लेने की बात आती है, तो प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) प्रबंधकों को सटीक और समय पर जानकारी प्रदान करके महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। यह उन्हें वास्तविक समय के डेटा और गहन विश्लेषण के आधार पर सूचित निर्णय लेने में सक्षम बनाता है, जिससे अधिक प्रभावी रणनीतिक योजना और परिचालन प्रबंधन होता है।

बेहतर दक्षता के संदर्भ में, MIS नियमित कार्यों को स्वचालित करता है, प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करता है, और संचार और सहयोग को बढ़ावा देता है, जिससे संगठनों को अधिक सुचारू रूप से चलाने की अनुमति मिलती है। इससे न केवल लागत में कटौती होती है बल्कि उत्पादकता भी बढ़ती है और प्रतिक्रिया समय में तेजी आती है।

बेहतर संसाधन प्रबंधन के लिए, MIS संगठनों को वित्त, इन्वेंट्री और मानव पूंजी जैसे संसाधनों पर कड़ी नज़र रखने में मदद करता है। इसके परिणामस्वरूप बेहतर संसाधन आवंटन, कम बर्बादी और प्रदर्शन में समग्र वृद्धि होती है।

बढ़ी हुई पारदर्शिता MIS का एक और प्रमुख लाभ है। सूचना को केंद्रीकृत करके और इसे अधिकृत उपयोगकर्ताओं के लिए आसानी से सुलभ बनाकर, ये सिस्टम पारदर्शिता और जवाबदेही को बढ़ावा देते हैं। हितधारक आसानी से प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं, प्रदर्शन की निगरानी कर सकते हैं और विनियमों और नीतियों के अनुपालन को सुनिश्चित कर सकते हैं।

सामरिक पक्ष पर, जो संगठन प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) का प्रभावी ढंग से लाभ उठाते हैं, वे प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त हासिल कर सकते हैं। वे बाजार में होने वाले परिवर्तनों के साथ शीघ्रता से तालमेल बिठा सकते हैं, नए अवसरों को पहचान सकते हैं, तथा चुनौतियों का पूर्वानुमान लगा सकते हैं, जिसके परिणामस्वरूप उन्हें बाजार में अधिक हिस्सा मिल सकता है, राजस्व में वृद्धि हो सकती है, तथा दीर्घकालिक सफलता मिल सकती है।

जब बेहतर ग्राहक सेवा की बात आती है, तो MIS संगठनों को डेटा विश्लेषण और ग्राहक संबंध प्रबंधन टूल के माध्यम से ग्राहकों की ज़रूरतों और प्राथमिकताओं के बारे में गहन जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देता है। यह व्यक्तिगत विपणन प्रयासों, बेहतर ग्राहक सहायता और अंततः, ग्राहक संतुष्टि के उच्च स्तर को सक्षम बनाता है।

अंत में, स्केलेबिलिटी और लचीलेपन के संबंध में, जैसे-जैसे संगठन बढ़ते और बदलते हैं, MIS अधिक डेटा, उपयोगकर्ताओं और विकसित व्यावसायिक आवश्यकताओं को संभालने के लिए आसानी से स्केल कर सकता है। वे अन्य प्रणालियों के साथ अनुकूलन और एकीकरण विकल्प भी प्रदान करते हैं, जिससे बदलते व्यावसायिक वातावरण के अनुकूल होना आसान हो जाता है।

एमआईएस के उपयोग के 7 नुकसान

प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) बहुत सारे लाभ लेकर आती है, लेकिन इसके साथ ही कुछ कमियाँ भी हैं:

1. महंगा कार्यान्वयन: एक पूर्ण विकसित एमआईएस स्थापित करना वास्तव में जेब पर भारी पड़ सकता है। इसमें सॉफ्टवेयर, हार्डवेयर, प्रशिक्षण और निरंतर रखरखाव पर खर्च करना शामिल है। छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए, प्रारंभिक निवेश और निरंतर परिचालन लागत काफी अधिक हो सकती है।

2. जटिलता और सीखने की अवस्था: ये सिस्टम बहुत जटिल हो सकते हैं, अक्सर उपयोगकर्ताओं को उनकी सभी विशेषताओं का लाभ उठाने के लिए महत्वपूर्ण प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। कर्मचारी बदलाव का विरोध कर सकते हैं या नए सिस्टम के अभ्यस्त होने में कठिनाई महसूस कर सकते हैं, जिससे समायोजन चरण के दौरान उत्पादकता में गिरावट और अक्षमता हो सकती है।

3. डेटा सुरक्षा जोखिम: एमआईएस में संवेदनशील डेटा को केंद्रीकृत करके, संगठन खुद को संभावित सुरक्षा खतरों और साइबर हमलों के लिए खोल देते हैं। अनधिकृत पहुँच, डेटा उल्लंघन और मैलवेयर जैसे मुद्दे महत्वपूर्ण जानकारी की गोपनीयता, अखंडता और उपलब्धता को खतरे में डाल सकते हैं, जिसके परिणामस्वरूप वित्तीय नुकसान और प्रतिष्ठा को नुकसान हो सकता है।

4. प्रौद्योगिकी पर निर्भरता: MIS के कार्यान्वयन के साथ, संगठन प्रौद्योगिकी पर अत्यधिक निर्भर हो सकते हैं, जिससे उन्हें सिस्टम विफलताओं, सॉफ़्टवेयर गड़बड़ियों या हार्डवेयर समस्याओं से व्यवधानों के प्रति अतिसंवेदनशील बना दिया जाता है। कोई भी डाउनटाइम उत्पादकता को धीमा कर सकता है, संचालन को बाधित कर सकता है और ग्राहक सेवा को प्रभावित कर सकता है।

5. सूचना का अतिभार: MIS सिस्टम बहुत सारा डेटा और रिपोर्ट तैयार करते हैं, जो उपयोगकर्ताओं को अनावश्यक या दोहराव वाली जानकारी से आसानी से अभिभूत कर सकते हैं। मूल्यवान जानकारी प्राप्त करने के लिए उस सभी डेटा को छानना समय लेने वाला काम हो सकता है, जिससे संभावित रूप से निर्णय लेने में बाधा उत्पन्न हो सकती है या गलत निष्कर्ष निकल सकते हैं।

6. बदलाव का प्रतिरोध: कर्मचारी नौकरी छूटने के डर, गोपनीयता की चिंताओं या बस नई तकनीक सीखने की इच्छा न होने के कारण MIS सिस्टम को अपनाने से पीछे हट सकते हैं। यह प्रतिरोध MIS को सफलतापूर्वक लागू करने और उपयोग करने में एक महत्वपूर्ण बाधा हो सकती है, जो अंततः संगठन के भीतर सुधार लाने की इसकी क्षमता को सीमित कर देती है।

7. रखरखाव और रखरखाव: MIS सिस्टम को इष्टतम प्रदर्शन और सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए नियमित रखरखाव, अपडेट और समस्या निवारण की आवश्यकता होती है। आईटी टीमों को सॉफ़्टवेयर गड़बड़ियों, हार्डवेयर विफलताओं और संगतता समस्याओं को दूर करने के लिए समय और संसाधन समर्पित करने चाहिए, जिससे अन्य रणनीतिक पहलों से ध्यान हट जाए।

कुल मिलाकर, जबकि MIS सूचना प्रबंधन और निर्णय समर्थन के मामले में महत्वपूर्ण लाभ प्रदान करता है, संगठनों को उनके कार्यान्वयन और संचालन से जुड़े संभावित नुकसानों पर सावधानीपूर्वक विचार करना चाहिए और उन्हें कम करना चाहिए। प्रभावी नियोजन, प्रशिक्षण और निरंतर प्रबंधन MIS के मूल्य को अधिकतम करने और संबंधित जोखिमों को कम करने के लिए आवश्यक हैं।

सिस्टम डेवलपमेंट लाइफ़ साइकिल (SDLC)

सिस्टम डेवलपमेंट लाइफ़ साइकिल (SDLC)

सॉफ़्टवेयर डेवलपमेंट लाइफ़ साइकिल (SDLC) एक संरचित दृष्टिकोण है जिसका उपयोग संगठनों द्वारा सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों की योजना बनाने, विकसित करने, तैनात करने और रखरखाव करने के लिए किया जाता है। सिस्टम डेवलपमेंट लाइफ़ साइकिल एक सूचना प्रणाली को लागू करने के लिए चरणों की एक व्यवस्थित प्रक्रिया है। यह एक सिस्टम विकसित करने के निर्णय के साथ शुरू होता है और सिस्टम को अंतिम उपयोगकर्ता तक पहुँचाने के साथ समाप्त होता है। इसमें नियोजन, विश्लेषण, डिज़ाइन, कार्यान्वयन, परीक्षण, परिनियोजन और रखरखाव सहित कई अलग-अलग चरण शामिल हैं।

एक सॉफ्टवेयर सिस्टम के जीवन चक्र में आम तौर पर कई चरण शामिल होते हैं - ये मोटे तौर पर हैं

प्रारंभिक जांच

व्यवहार्यता अध्ययन

विश्लेषण

डिजाइन

विकास

कार्यान्वयन

रखरखाव

प्रारंभिक जांच/आवश्यकता की पहचान

सिस्टम को एक विशिष्ट मुद्दे को संबोधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसके लिए पहले आवश्यकता की पहचान करना आवश्यक है। इस चरण को आमतौर पर समस्या की पहचान (या आवश्यकता की पहचान) के रूप में संदर्भित किया जाता है। इस चरण के दौरान, संबोधित किया जाने वाला प्राथमिक प्रश्न यह है: सिस्टम किस समस्या को हल करना चाहता है? इस चरण में प्रारंभिक शोध और डेटा संग्रह शामिल है, जो अंततः सिस्टम के लिए एक अच्छी तरह से परिभाषित दायरे और उद्देश्यों की ओर ले जाता है। सिस्टम के अपेक्षित परिणामों को समझने के लिए स्पष्ट प्रदर्शन मानदंड स्थापित करना आवश्यक है।

व्यवहार्यता अध्ययन

व्यवहार्यता अध्ययन यह निर्धारित करने के लिए किया जाता है कि आवश्यक प्रणाली व्यवहार्य है या नहीं। यह प्रस्तावित प्रणाली की आवश्यकताओं, प्रस्तावित प्रणाली के लिए आवश्यक संसाधनों, प्रस्तावित प्रणाली की उन आवश्यकताओं को पूरा करने की क्षमता, प्रस्तावित प्रणाली को लागू करने की व्यवहार्यता और प्रस्तावित प्रणाली के विकास और संचालन की लागत लाभों के आधार पर उचित है या नहीं, से संबंधित प्रश्नों को संबोधित करता है।

    

विश्लेषण

विश्लेषण चरण में मौजूदा सिस्टम, इसकी विशेषताओं और चुनौतियों की गहन जांच शामिल है। आंतरिक और बाह्य दोनों तरह से विभिन्न सिस्टम घटकों के बीच संबंधों की जांच की जाती है और उन्हें समझा जाता है। इसके लिए प्रश्नावली, फॉर्म, साक्षात्कार और मौजूदा दस्तावेजों, अभिलेखों, ब्रोशर और अन्य संसाधनों की जांच सहित विभिन्न स्रोतों से डेटा एकत्र करना आवश्यक है।

डिजाइन

डिजाइन चरण वह महत्वपूर्ण चरण है जहां सिस्टम को "क्या" हासिल करना है, इसकी प्रारंभिक अवधारणा को "कैसे" यह अपने उद्देश्यों को पूरा करेगा, के विशिष्ट तरीकों में बदल दिया जाता है। इस चरण में दो प्रमुख घटक शामिल हैं: उच्च-स्तरीय डिज़ाइन, जो समग्र दृष्टिकोण निर्धारित करता है, और विस्तृत निम्न-स्तरीय डिज़ाइन, जो इनपुट, आउटपुट, फ़ाइलों/डेटाबेस और प्रक्रियाओं के जटिल डिज़ाइन पर ध्यान केंद्रित करता है।

डिजाइन प्रक्रिया विभिन्न वैकल्पिक तकनीकी समाधानों की पहचान करके और उसके बाद सबसे उपयुक्त एक का चयन करके शुरू होती है, जिसे फिर आगे विस्तृत किया जाता है। इस चरण में विशिष्ट हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर चयनों के बारे में निर्णय लेना भी शामिल है। इसके अतिरिक्त, इस चरण में लागत-लाभ विश्लेषण किया जाता है। विस्तृत डिजाइन चरण के आउटपुट का उपयोग सिस्टम को प्रोग्राम करने और व्यापक परीक्षण करने के लिए किया जाता है।

विकास

विकास चरण, जिसे निर्माण के रूप में भी जाना जाता है, वह है जहाँ सिस्टम बनाने के लिए विस्तृत डिज़ाइन को क्रियान्वित किया जाता है। इस चरण में मुख्य रूप से समस्या का समाधान प्रदान करने के लिए सिस्टम को प्रोग्रामिंग करना शामिल है। इसमें प्रोग्रामिंग गतिविधियाँ, विभिन्न स्तरों पर परीक्षण, इकाई परीक्षण, उप-प्रणाली और सिस्टम परीक्षण, साथ ही उपयोगकर्ता स्वीकृति परीक्षण शामिल हैं।

कार्यान्वयन

इस चरण के दौरान, व्यक्ति सिस्टम का उपयोग करना शुरू करते हैं। उपयोगकर्ताओं को सिस्टम को संचालित करने के तरीके के बारे में प्रशिक्षित करना और उन्हें संदर्भ के लिए उपयोगकर्ता के अनुकूल दस्तावेज़ प्रदान करना आवश्यक है। सिस्टम का उपयोग शुरू करने के लिए, आवश्यक डेटा उत्पन्न किया जाना चाहिए। इसमें पिछले सिस्टम से फ़ाइलों को परिवर्तित करना या फ़ॉर्म से डेटा इनपुट करना शामिल हो सकता है। फ़ाइल/सिस्टम रूपांतरण की प्रक्रिया इस चरण का एक प्रमुख घटक है। कम से कम व्यवधान और डेटा हानि के साथ एक सहज संक्रमण सुनिश्चित करने के लिए पुराने सिस्टम से नए सिस्टम में संक्रमण की सावधानीपूर्वक योजना बनाई जानी चाहिए। विभिन्न परिवर्तन विधियों का मूल्यांकन किया जाता है और एक उपयुक्त दृष्टिकोण का चयन किया जाता है।

रखरखाव

एक बार सिस्टम लागू हो जाने के बाद, इसका उपयोग तब तक जारी रहने का इरादा है जब तक यह अपने उद्देश्यों को पूरा करता रहे। सिस्टम के सुचारू संचालन के लिए आवश्यक चल रही गतिविधियों को सिस्टम रखरखाव के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। कार्यान्वयन के बाद, सिस्टम को नियमित रूप से संचालित किया जाता है, जिसे संचालन या उत्पादन के रूप में भी जाना जाता है। रखरखाव शब्द इस चरण के दौरान सिस्टम पेशेवरों द्वारा प्रदान किए गए समर्थन को संदर्भित करता है, जो सिस्टम के जीवन चक्र में सबसे लंबा होता है। रखरखाव प्रणाली में सिस्टम संचालन के दौरान उत्पन्न होने वाली किसी भी समस्या को हल करने और परिवर्तन अनुरोधों का मूल्यांकन और समावेश करने जैसे कार्य शामिल हैं।

SDLC मॉडल

सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट लाइफ़ साइकिल (SDLC) मॉडल सॉफ्टवेयर इंजीनियरिंग में सॉफ्टवेयर सिस्टम को डिज़ाइन करने, विकसित करने और बनाए रखने के लिए उपयोग किए जाने वाले व्यवस्थित दृष्टिकोण हैं। ये मॉडल सॉफ्टवेयर विकास प्रक्रिया में शामिल विभिन्न चरणों और गतिविधियों को व्यवस्थित करने और निष्पादित करने के लिए एक रूपरेखा प्रदान करते हैं। वे यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि सॉफ्टवेयर प्रोजेक्ट कुशलतापूर्वक, बजट के भीतर पूरे किए जाएं और वांछित गुणवत्ता मानकों को पूरा करें। सामान्य SDLC मॉडल में वॉटरफ़ॉल मॉडल, एजाइल मॉडल, स्पाइरल मॉडल, V-मॉडल, पुनरावृत्त मॉडल और RAD (रैपिड एप्लिकेशन डेवलपमेंट) मॉडल शामिल हैं। प्रत्येक मॉडल के पास अलग-अलग प्रोजेक्ट आवश्यकताओं और बाधाओं के अनुरूप सिद्धांतों, प्रक्रियाओं और विशेषताओं का अपना सेट होता है।

SDLC मॉडल विभिन्न अनुप्रयोगों के लिए सॉफ़्टवेयर विकास प्रक्रिया को निर्देशित करने के लिए फ्रेमवर्क के रूप में कार्य करते हैं। यहाँ कुछ विशिष्ट प्रकारों का संक्षिप्त सारांश दिया गया है।

1. वाटरफॉल मॉडल:

आवश्यकताओं, डिजाइन, कार्यान्वयन, परीक्षण, परिनियोजन और रखरखाव जैसे अलग-अलग चरणों के साथ अनुक्रमिक दृष्टिकोण। अगले चरण में आगे बढ़ने से पहले, प्रत्येक चरण को पूरा करना आवश्यक है। अच्छी तरह से परिभाषित आवश्यकताओं और कम अपेक्षित परिवर्तनों वाली परियोजनाओं के लिए उपयुक्त।

2. एजाइल मॉडल:

लचीलेपन और सहयोग पर जोर देने वाला पुनरावृत्त और वृद्धिशील दृष्टिकोण। विकास को "स्प्रिंट" या "पुनरावृत्तियों" नामक छोटे-छोटे चरणों में विभाजित किया जाता है, जहाँ क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमें सुविधाओं पर काम करती हैं। काम करने वाले सॉफ़्टवेयर की जल्दी डिलीवरी की अनुमति देता है और बदलती आवश्यकताओं को समायोजित करता है।

3. सर्पिल मॉडल:

वाटरफॉल और पुनरावृत्त विकास मॉडल दोनों के तत्वों को जोड़ता है। विकास प्रक्रिया के दौरान जोखिम विश्लेषण और शमन पर जोर देता है। पुनरावृत्त प्रोटोटाइप बनाता है और हितधारक प्रतिक्रिया के आधार पर उन्हें परिष्कृत करता है।

4. वी-मॉडल:

वाटरफॉल मॉडल का विस्तार, जहाँ विकास के प्रत्येक चरण में परीक्षण गतिविधियाँ एकीकृत की जाती हैं। विकास के प्रत्येक चरण को एक संबंधित परीक्षण चरण के साथ जोड़ता है। उच्च-गुणवत्ता वाले डिलीवरेबल्स को सुनिश्चित करने के लिए सत्यापन और सत्यापन गतिविधियों पर जोर देता है।

5. पुनरावृत्त मॉडल:

एजाइल के समान लेकिन निश्चित समय पुनरावृत्तियों पर कम जोर दिया जाता है। प्रत्येक चक्र में आवश्यकताओं को इकट्ठा करना, डिजाइन करना, लागू करना और परीक्षण करना शामिल है। ऐसी परियोजनाओं के लिए आदर्श है जिनकी आवश्यकताएँ धीरे-धीरे बदल सकती हैं या विकसित हो सकती हैं।

6. RAD (रैपिड एप्लिकेशन डेवलपमेंट) मॉडल:

तेज़ प्रोटोटाइपिंग और उपयोगकर्ताओं से तत्काल प्रतिक्रिया पर ध्यान केंद्रित करता है। विकास प्रक्रिया को गति देने के लिए पुनरावृत्त विकास और प्रोटोटाइपिंग पर जोर देता है। तंग समय सीमा वाली परियोजनाओं के लिए उपयुक्त और जहाँ उपयोगकर्ता की भागीदारी महत्वपूर्ण है।

प्रत्येक SDLC मॉडल की अपनी ताकत और कमज़ोरियाँ होती हैं, और मॉडल का चुनाव परियोजना की आवश्यकताओं, समयसीमा, बजट और संगठनात्मक प्राथमिकताओं जैसे कारकों पर निर्भर करता है।

सिस्टम प्लानिंग

प्लानिंग वह कार्य है जिसमें पहले से निर्णय लिया जाता है कि क्या, कब, कहाँ, कैसे और किसके द्वारा पूरा किया जाना है। यह हमारी वर्तमान स्थिति और हमारे वांछित गंतव्य के बीच एक पुल का काम करता है, जिससे हमें भविष्य के लिए सबसे प्रभावी कार्रवाई का निर्धारण करने में मदद मिलती है। सिस्टम प्लानिंग किसी संगठन के भीतर किसी भी सूचना प्रणाली के विकास और कार्यान्वयन में एक महत्वपूर्ण चरण है। इसमें संगठन के समग्र लक्ष्यों और उद्देश्यों के साथ संरेखण सुनिश्चित करने के लिए सिस्टम के रणनीतिक उद्देश्यों, दायरे और आवश्यकताओं को परिभाषित करना शामिल है।

सिस्टम प्लानिंग के दौरान, प्रमुख हितधारक संगठन की जरूरतों और प्राथमिकताओं की पहचान करने के लिए सहयोग करते हैं और यह निर्धारित करते हैं कि प्रस्तावित सिस्टम उन जरूरतों को कैसे पूरा करेगा। इस प्रक्रिया में व्यवहार्यता अध्ययन करना, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का मूल्यांकन करना और सबसे उपयुक्त समाधान निर्धारित करने के लिए तकनीकी विकल्पों का मूल्यांकन करना शामिल हो सकता है।

आवश्यकताओं को परिभाषित करने के बाद, सिस्टम प्लानर परियोजना के दायरे, समयरेखा, बजट और संसाधन आवश्यकताओं को रेखांकित करते हुए एक विस्तृत योजना विकसित करते हैं। यह योजना सिस्टम विकास के बाद के चरणों के लिए एक रोडमैप के रूप में कार्य करती है, जो कार्यान्वयन, परीक्षण और परिनियोजन प्रक्रियाओं का मार्गदर्शन करती है।

सिस्टम नियोजन में कार्यान्वयन प्रक्रिया के दौरान उत्पन्न होने वाले संभावित जोखिमों और चुनौतियों का आकलन करना और उन्हें दूर करने के लिए शमन रणनीति विकसित करना भी शामिल है। यह सक्रिय दृष्टिकोण व्यवधानों को कम करने में मदद करता है और स्थापित बाधाओं के भीतर सिस्टम की सफल डिलीवरी सुनिश्चित करता है।

कुल मिलाकर, सूचना प्रणालियों के सफल विकास और कार्यान्वयन के लिए आधार तैयार करने में प्रणाली नियोजन एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, तथा यह सुनिश्चित करता है कि वे संगठन की आवश्यकताओं को पूरा करें, मूल्य प्रदान करें, तथा इसकी समग्र सफलता में योगदान दें।

नियोजन की प्रकृति

• यह उद्देश्यों पर केंद्रित है।
• यह एक मौलिक उद्देश्य है।
• यह एक सतत प्रक्रिया है।
• यह भविष्योन्मुखी है।
• इसके लिए निर्णय लेने की आवश्यकता होती है।
• इसका उद्देश्य प्रभावशीलता है।
• इसे लागत प्रभावशीलता में योगदान देना चाहिए।
• योजना प्रक्रिया।

सिस्टम प्लानिंग के 7 चरण

चरण 1:

वांछित परिणाम निर्धारित करें और अल्पकालिक तथा दीर्घकालिक भविष्य दोनों के लिए लक्ष्य निर्धारित करें।

चरण 2:

उद्देश्यों को कैसे प्राप्त किया जाए, यह निर्धारित करने के लिए वर्तमान स्थिति और उपलब्ध संसाधनों का मूल्यांकन करें।

चरण 3:

संभावित कार्यों की एक सूची बनाएँ जो लक्ष्य की प्राप्ति की ओर ले जाएँ।

चरण 4:

प्रत्येक संभावित कार्रवाई के पक्ष और विपक्ष की पहचान करें।

चरण 5:

ऐसी कार्य योजना चुनें जो सबसे अधिक लाभ और सबसे कम नुकसान प्रदान करती हो।

चरण 6:

तय करें कि कौन शामिल होगा, आवश्यक संसाधन आवंटित करें और मूल्यांकन के लिए एक योजना स्थापित करें।

चरण 7:

सुनिश्चित करें कि योजना अपेक्षित रूप से आगे बढ़ रही है और कोई भी आवश्यक समायोजन करें।

योजना के प्रकार

    

रणनीतिक योजनाएँ

रणनीतिक योजनाएँ

परिचालन योजनाएँ समय के आधार पर:

            दीर्घकालिक योजनाएँ

            अल्पकालिक योजनाएँ

रणनीतिक योजनाएँ

रणनीतिक योजना संगठन के लिए भविष्य की कार्यवाही की रूपरेखा तैयार करती है, तथा आने वाले वर्षों के लिए इसकी इच्छित दिशा का मानचित्रण करती है। यह प्रक्रिया, जो आमतौर पर 3 से 5 वर्षों तक चलती है, उद्देश्यों को परिभाषित करने तथा प्रत्याशित परिणामों को पेश करने के लिए आवश्यक है।

सामरिक योजनाएँ

इन योजनाओं का उद्देश्य संगठनों के विशिष्ट खंडों के लिए रणनीतिक योजनाओं को ठोस लक्ष्यों में बदलना है। सामरिक योजनाएँ संगठन के भीतर विभिन्न विभागों के समन्वय के माध्यम से रणनीतिक योजनाओं के कार्यान्वयन के इर्द-गिर्द घूमती हैं। वे कम अवधि के लिए तैयार की जाती हैं, जो आमतौर पर 1-2 साल तक चलती हैं।

परिचालन योजनाएँ

रणनीतिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक कदमों की पहचान करने के लिए परिचालन योजनाएँ तैयार की जाती हैं। वे विभाग प्रबंधकों के दिन-प्रतिदिन के संचालन के लिए एक खाका के रूप में काम करते हैं। ये योजनाएँ कुछ महीनों, हफ्तों या यहाँ तक कि कुछ दिनों की अवधि को शामिल कर सकती हैं।

दीर्घकालिक योजना

एक दीर्घकालिक योजना कई वर्षों तक चलने वाले संगठनात्मक उद्देश्यों और रणनीतियों की रूपरेखा तैयार करती है, जो निरंतर विकास और सफलता के लिए एक रोडमैप प्रदान करती है। इसमें रणनीतिक लक्ष्य, संसाधन आवंटन और मील के पत्थर शामिल हैं, जो निर्णय लेने का मार्गदर्शन करते हैं और भविष्य के लिए संगठन के दृष्टिकोण और मूल्यों के साथ संरेखण सुनिश्चित करते हैं।

अल्पकालिक योजनाएँ

अल्पकालिक योजना तत्काल उद्देश्यों और सीमित समय सीमा के भीतर की जाने वाली कार्रवाइयों की रूपरेखा तैयार करती है, जो आमतौर पर कुछ दिनों से लेकर कुछ महीनों तक होती है। यह विशिष्ट लक्ष्यों, कार्यों और समय-सीमाओं पर ध्यान केंद्रित करती है, परिचालन गतिविधियों के लिए एक स्पष्ट दिशा प्रदान करती है और वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए समय पर निर्णय लेने की सुविधा प्रदान करती है।

उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं का निर्धारण और विश्लेषण

आवश्यकता विश्लेषण किसी ऐसे एप्लिकेशन के लिए उपयोगकर्ताओं की अपेक्षाओं को रेखांकित करने की प्रक्रिया है जिसे बनाया या बदला जाना है। इसमें वे सभी गतिविधियाँ शामिल हैं जो विभिन्न हितधारकों की आवश्यकताओं को पहचानने के लिए की जाती हैं। इसलिए, आवश्यकता विश्लेषण में सॉफ़्टवेयर या सिस्टम आवश्यकताओं की जांच, दस्तावेज़ीकरण, सत्यापन और प्रबंधन शामिल है। बेहतर आवश्यकताएँ प्रलेखित, कार्रवाई योग्य, मापने योग्य, परीक्षण योग्य, पता लगाने योग्य, व्यावसायिक अवसरों की पहचान करने में सहायता करने वाली और सिस्टम डिज़ाइन को सुविधाजनक बनाने के लिए निर्दिष्ट की जाती हैं।

आवश्यकताओं के प्रकार

आवश्यकताओं को प्राप्त करना

आवश्यकताओं को प्राप्त करना किसी सिस्टम या प्रोजेक्ट के लिए हितधारकों की आवश्यकताओं, प्राथमिकताओं और अपेक्षाओं को एकत्रित करने और उनका दस्तावेजीकरण करने की प्रक्रिया है। इसमें उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं को समझने और उन्हें विशिष्ट और कार्रवाई योग्य आवश्यकताओं में बदलने के लिए साक्षात्कार, सर्वेक्षण, कार्यशालाएँ और अवलोकन आयोजित करना शामिल है। यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यकताओं को प्राप्त करना महत्वपूर्ण है कि अंतिम उत्पाद इच्छित उद्देश्य को पूरा करता है और हितधारकों की आवश्यकताओं को संतुष्ट करता है।

आवश्यकताओं का विश्लेषण

आवश्यकताओं का विश्लेषण करने में इसके निहितार्थ, निर्भरता और संभावित समाधानों को समझने के लिए एकत्रित जानकारी की जाँच करना शामिल है। इस प्रक्रिया का उद्देश्य आवश्यकताओं में विसंगतियों, संघर्षों और अंतरालों की पहचान करना है, साथ ही उनके महत्व और व्यवहार्यता के आधार पर उन्हें प्राथमिकता देना है। आवश्यकताओं का विश्लेषण करने से व्यापक और प्रभावी समाधानों के विकास की सुविधा मिलती है जो हितधारकों की जरूरतों को पूरा करते हैं और परियोजना के उद्देश्यों के साथ संरेखित होते हैं।

आवश्यकताओं का मॉडलिंग

आवश्यकताओं का मॉडलिंग एक संरचित और दृश्य तरीके से सिस्टम आवश्यकताओं का प्रतिनिधित्व करने की प्रक्रिया है। इसमें सिस्टम के कार्यात्मक और गैर-कार्यात्मक पहलुओं को दर्शाने के लिए आरेख, चार्ट और अन्य ग्राफ़िकल निरूपण बनाना शामिल है। आवश्यकता मॉडलिंग हितधारकों को सिस्टम के व्यवहार, अंतःक्रियाओं और इंटरफेस को देखने में मदद करती है, जो परियोजना जीवनचक्र के दौरान संचार, विश्लेषण और आवश्यकताओं के सत्यापन में सहायता करती है।

समीक्षा और पूर्वव्यापी

समीक्षा और पूर्वव्यापी परियोजना प्रबंधन और सॉफ्टवेयर विकास में दो महत्वपूर्ण गतिविधियाँ हैं।

समीक्षा:

समीक्षा में किसी परियोजना या प्रक्रिया की प्रगति, गुणवत्ता और प्रभावशीलता का आकलन करना शामिल है। यह आमतौर पर परियोजना जीवनचक्र के दौरान विभिन्न चरणों में होता है, जैसे कि किसी चरण या मील के पत्थर को पूरा करने के बाद। समीक्षाओं में ताकत, कमजोरियों और सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने के लिए डिलीवरेबल्स, दस्तावेज़ीकरण और परिणामों की जांच करना शामिल हो सकता है। समीक्षाओं का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि परियोजना पटरी पर रहे, आवश्यकताओं को पूरा करे और हितधारकों को मूल्य प्रदान करे।

पूर्वव्यापी

पूर्वव्यापी एक संरचित बैठक या कार्यशाला है जो एजाइल पद्धतियों में किसी परियोजना पुनरावृत्ति या स्प्रिंट के अंत में आयोजित की जाती है। इसका उद्देश्य टीम के प्रदर्शन, प्रक्रियाओं और परिणामों पर विचार करना है, जिसका लक्ष्य यह पहचानना है कि क्या अच्छा हुआ, क्या सुधार किया जा सकता है और आगे बढ़ने के लिए कार्रवाई योग्य परिवर्तन कैसे किए जा सकते हैं। पूर्वव्यापी टीम के भीतर खुले संचार, सहयोग और निरंतर सीखने को प्रोत्साहित करते हैं, जिससे दक्षता, मनोबल और उत्पादकता में वृद्धि होती है।

समस्या परिभाषा एवं परियोजना आरंभीकरण

समस्या की परिभाषा समस्या-समाधान प्रक्रिया में पहला कदम है, जहाँ समस्या की प्रकृति, दायरा और मूल कारणों की पहचान की जाती है और उन्हें स्पष्ट किया जाता है। इसमें समस्या कथन को स्पष्ट करना, हितधारकों पर इसके प्रभाव को समझना और वांछित परिणाम या लक्ष्य निर्धारित करना शामिल है। प्रभावी समस्या परिभाषा उचित समाधान विकसित करने और व्यवस्थित और केंद्रित तरीके से चुनौतियों का समाधान करने के लिए मंच तैयार करती है।

जांच प्रक्रिया में पहला कदम हाथ में मौजूद समस्या को परिभाषित करना है। इस परिभाषा में उद्देश्य और वांछित परिणाम को रेखांकित करना चाहिए जिसे उपयोगकर्ता सिस्टम के साथ पूरा करना चाहता है।

समस्या की पहचान करना परियोजना का प्रारंभिक चरण है।

परियोजना की शुरुआत समस्या की पहचान से होती है, जो कि प्रारंभिक चरण के रूप में कार्य करता है। समस्या को परिभाषित करने के बाद, परियोजना शुरू की जाती है और अगले चरण में आगे बढ़ती है, जहाँ पृष्ठभूमि विश्लेषण किया जाता है।

पृष्ठभूमि विश्लेषण

संपूर्ण तथ्य-खोज और विश्लेषण करने की तैयारी में, विश्लेषक सबसे पहले डेटा एकत्र करने के चरण की प्रभावी योजना बनाने के लिए पृष्ठभूमि जानकारी प्राप्त करता है। इसमें समग्र संरचना की समझ हासिल करना और उन विभागों और व्यक्तियों की पहचान करना शामिल है जिन्हें अध्ययन में शामिल किया जाना चाहिए। आमतौर पर, इस चरण में एक संगठन चार्ट, जिसे ठीक से लेबल किया गया हो, का उपयोग किया जाता है।

डेटा तथ्य और एकत्रीकरण

तथ्य खोजने की प्रक्रिया विश्लेषक के लिए महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है क्योंकि यह मौजूदा प्रणाली को समझने, इसकी समस्याओं की पहचान करने और नई प्रणाली के लिए आवश्यकताओं को रेखांकित करने में मदद करती है। इस उद्देश्य के लिए विश्लेषक के पास कई तथ्य खोजने वाले उपकरण उपलब्ध हैं। विश्लेषक सावधानीपूर्वक उन उपकरणों का चयन करता है जो सबसे उपयुक्त हैं और आगे के विश्लेषण के लिए सभी आवश्यक जानकारी एकत्र करने के लिए उनका उपयोग करता है।

मौजूदा दस्तावेज़ों, रिकार्डों आदि का अध्ययन करें।

अध्ययन प्रणालियों और संगठनों के भीतर, विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ और रिकॉर्ड आसानी से उपलब्ध हैं। इनमें इनपुट फ़ॉर्म, मौजूदा सिस्टम उपयोगकर्ता मैनुअल और अन्य सिस्टम दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं। इन दस्तावेज़ों का विश्लेषण करने से जानकारी एकत्र करने के लिए एक तेज़ और निष्पक्ष दृष्टिकोण मिलता है। इस समीक्षा के माध्यम से, विश्लेषक बाद की तथ्य-खोज गतिविधियों के लिए आगे की पूछताछ तैयार कर सकता है।

तथ्य विश्लेषण

निष्कर्ष निकालने के लिए विश्लेषक को एकत्रित किए गए डेटा को व्यवस्थित और मूल्यांकन करना चाहिए। एकत्रित डेटा को दस्तावेजित करने और उसका विश्लेषण करने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग किया जाता है। जिसमें शामिल हैं

• फ़्लोचार्ट

• डेटा फ़्लो डायग्राम

• निर्णय टैबलेट

• संरचना चार्ट

• विश्लेषण निम्न तकनीकों का उपयोग करके किया जाता है

• डेटा तत्व

• इनपुट-आउटपुट

• आवर्ती डेटा

• रिपोर्ट उपयोग

समस्या परिभाषा एवं परियोजना आरंभीकरण का निष्कर्ष

जांच के परिणाम में सिस्टम उद्देश्य, अपेक्षित लाभ, आउटपुट विवरण और इनपुट विवरण की पहचान शामिल थी। इसके अलावा, जांच के निष्कर्ष ने उद्देश्य के परिशोधन और संशोधन को प्रेरित किया। अंततः, जांच एक व्यवहार्यता अध्ययन में परिणत हुई।

व्यवहार्यता अध्ययन

व्यवहार्यता अध्ययन एक व्यापक विश्लेषण है जो किसी प्रस्तावित परियोजना या पहल की व्यवहार्यता और संभावित सफलता का आकलन करने के लिए किया जाता है। यह तकनीकी, आर्थिक, कानूनी, परिचालन और शेड्यूलिंग पहलुओं जैसे विभिन्न कारकों की जांच करता है ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि परियोजना व्यवहार्य है या नहीं और इसे आगे बढ़ाने लायक है या नहीं। अध्ययन का उद्देश्य परियोजना से जुड़े संभावित जोखिमों, चुनौतियों और अवसरों की पहचान करना है, जिससे हितधारकों को इसके कार्यान्वयन के बारे में सूचित निर्णय लेने में सक्षम बनाया जा सके। व्यवहार्यता अध्ययन मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं जो अनिश्चितताओं को कम करने और परियोजना की सफलता की संभावनाओं को अधिकतम करने में मदद करते हैं। व्यवहार्यता अध्ययन का मुख्य उद्देश्य प्रस्तावित प्रणाली की व्यवहार्यता का आकलन तकनीकी व्यवहार्यता के संदर्भ में करना है।

तकनीकी व्यवहार्यता

सामाजिक व्यवहार्यता

आर्थिक व्यवहार्यता

तकनीकी व्यवहार्यता:

यह आकलन करता है कि प्रस्तावित परियोजना को तकनीकी दृष्टिकोण से क्रियान्वित किया जा सकता है या नहीं। यह परियोजना को विकसित करने और उसका समर्थन करने के लिए आवश्यक प्रौद्योगिकी, विशेषज्ञता और बुनियादी ढांचे की उपलब्धता जैसे कारकों का मूल्यांकन करता है।

आर्थिक व्यवहार्यता:

प्रस्तावित परियोजना की लागत और लाभ का विश्लेषण करके उसकी वित्तीय व्यवहार्यता का मूल्यांकन किया जाता है। इसमें प्रारंभिक निवेश, परिचालन व्यय, संभावित राजस्व और निवेश पर प्रतिफल (आरओआई) जैसे कारकों पर विचार किया जाता है।

परिचालन व्यवहार्यता:

प्रस्तावित परियोजना संगठन के लक्ष्यों, संसाधनों और क्षमताओं के साथ संरेखित है या नहीं, इसका आकलन करने पर ध्यान केंद्रित करता है। यह संगठनात्मक संरचना, कर्मचारियों के कौशल और मौजूदा प्रक्रियाओं और वर्कफ़्लो पर संभावित प्रभावों जैसे कारकों की जांच करता है।

प्रत्येक प्रकार का व्यवहार्यता अध्ययन किसी परियोजना की व्यवहार्यता के विभिन्न पहलुओं में मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करता है, जिससे हितधारकों को कार्यान्वयन के साथ आगे बढ़ने के बारे में सूचित निर्णय लेने में मदद मिलती है।

निष्कर्ष

निष्कर्ष में, यह ब्लॉग निम्नलिखित विषयों का संक्षिप्त विवरण कवर करता है

प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस), एमआईएस की भूमिका, एमआईएस के लाभ, एमआईएस के नुकसान, सिस्टम विकास चक्र, सिस्टम योजना, योजना की प्रक्रिया, उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं और विश्लेषण का निर्धारण, समस्या परिभाषा और परियोजना आरंभीकरण, व्यवहार्यता अध्ययन, योजना के प्रकार, व्यवहार्यता अध्ययन, समस्या परिभाषा और परियोजना आरंभीकरण, उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं और विश्लेषण का निर्धारण

संक्षेप में, मैं कह सकता हूँ कि ये विषय कंप्यूटर के मूलभूत सिद्धांतों से संबंधित हैं और उन लोगों के लिए बहुत उपयोगी हैं जो विभिन्न विश्वविद्यालयों से बीसीए, पीजीडीसीए, डीसीए, 'ओ' लेवल कोर्स कर रहे हैं

मुझे उम्मीद है कि यह ब्लॉग आपकी बहुत मदद करेगा। सीखने में खुशी हो....