एमएस एक्सेस में फॉर्म (पीजीडीसीए / डीसीए)

 

एमएस एक्सेस में फॉर्म

Forms in MS Access

फॉर्म्स का परिचय (Introduction to Forms)

Microsoft Access में फॉर्म्स उपयोगकर्ताओं को डाटाबेस से डेटा इंटरैक्ट करने के लिए एक यूजर-फ्रेंडली इंटरफेस प्रदान करते हैं। ये एक संरचित लेआउट में डेटा को देखने, दर्ज करने, संपादित करने और नेविगेट करने में सहायता करते हैं।

फॉर्म्स की मुख्य विशेषताएं:

• डेटा को विजुअली आकर्षक और संगठित रूप में प्रस्तुत करना

• डेटा एंट्री को आसान बनाना

• उपयोगकर्ता की जरूरत के अनुसार कस्टमाइज़ेशन

• डेटा वैलिडेशन और अन्य Access ऑब्जेक्ट्स के साथ इंटीग्रेशन

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MS Access में फॉर्म्स के प्रकार (Types of Forms in MS Access)

Type of Forms in MS Access

Main Forms (मुख्य फॉर्म):

• यह मुख्य इंटरफेस होता है जिसमें एक बार में एक रिकॉर्ड दिखाया जाता है।

• इसमें डेटा एंट्री, एडिटिंग और रिकॉर्ड नेविगेशन की सुविधा होती है।

• Subforms (सबफॉर्म):

• यह एक फॉर्म के अंदर एक और फॉर्म होता है।

• इसका उपयोग एक-से-अनेक या अनेक-से-अनेक टेबल संबंधों को दिखाने के लिए किया जाता है।

Columnar Forms (कॉलम आधारित फॉर्म):

• इसमें डेटा एक वर्टिकल लेआउट में होता है।

• हर रिकॉर्ड नीचे की ओर दिखता है, जिससे डेटा एंट्री में आसानी होती है।

Tabular Forms (टेबल के रूप में फॉर्म):

• इसमें डेटा हॉरिजॉन्टल तरीके से दिखाया जाता है।

• यह एक से अधिक रिकॉर्ड की तुलना और विश्लेषण के लिए उपयुक्त होता है।

Datasheet Forms (डेटाशीट फॉर्म):

• यह एक्सेल जैसी ग्रिड संरचना में डेटा प्रस्तुत करता है।

• यह फॉर्म डेटा एंट्री और संशोधन के लिए सुविधाजनक होता है।

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MS Access में फॉर्म्स बनाने के तरीके (Ways to Create Forms in MS Access)

1. Form Wizard (फॉर्म विज़ार्ड):

   • स्टेप-बाय-स्टेप गाइड जो यूजर को टेबल या क्वेरी चुनकर फॉर्म बनाने में सहायता करता है।

2. Form Design View (डिज़ाइन व्यू):

   • इसमें आप स्क्रैच से फॉर्म बना सकते हैं और कंट्रोल्स जैसे कि टेक्स्ट बॉक्स, बटन आदि जोड़ सकते हैं।

3. Layout View (लेआउट व्यू):

   • डिज़ाइन को विजुअली एडजस्ट करने की सुविधा देता है।

4. Blank Form (ब्लैंक फॉर्म):

   • बिना किसी टेम्पलेट के फॉर्म बनाना जिससे पूर्ण कस्टमाइजेशन संभव हो।

5. Form Templates (फॉर्म टेम्पलेट्स):

   • पहले से बने फॉर्म डिजाइन जिन्हें एडिट करके काम में लिया जा सकता है।

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MS Access फॉर्म्स में कंट्रोल्स जोड़ना (Adding Controls in Forms)

1. Headers & Footers जोड़ना:

• शीर्षक, लोगो या नेविगेशन बटन शामिल किए जा सकते हैं।

• Design View में जाकर "Header/Footer" चुनें और कंट्रोल जोड़ें।

Headers & Footers in Forms

1. Fields जोड़ना:

   • फील्ड लिस्ट से ड्रैग एंड ड्रॉप करके टेक्स्ट बॉक्स, ड्रॉपडाउन आदि जोड़ें।

2. Labels जोड़ना:

• फॉर्म में वर्णनात्मक टेक्स्ट डालने के लिए लेबल्स का उपयोग करें।

• "Label" कंट्रोल से फॉर्म पर वांछित स्थान पर लेबल रखें।

Headers & Footers in Forms

1. Option Buttons, Checkboxes, Combo Boxes, List Boxes:

   • यूजर से इनपुट लेने के लिए विभिन्न प्रकार के कंट्रोल्स जोड़ें।

   • Design View में जाकर संबंधित कंट्रोल्स को जोड़ें और सेटिंग्स सेट करें।

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निष्कर्ष (Conclusion)

इस ब्लॉग में हमने Forms का परिचय, उनके प्रकार, उन्हें बनाने के विभिन्न तरीके और कंट्रोल्स को जोड़ने के बारे में विस्तार से सीखा। ये जानकारी DBMS (MS Access) से संबंधित पाठ्यक्रमों जैसे BCA, PGDCA, DCA और ‘O’ Level के विद्यार्थियों के लिए अत्यंत उपयोगी है।

Happy Learning!

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs):

Q1. MS Access में Forms क्या होते हैं?

Ans: Forms एक यूजर इंटरफेस होते हैं जो उपयोगकर्ता को डेटाबेस में डेटा देखने, जोड़ने और संपादित करने की सुविधा देते हैं।

Q2. Tabular Form क्या है?

Ans: यह एक ऐसा फॉर्म होता है जो डेटा को टेबल की तरह क्षैतिज (Horizontal) रूप में दिखाता है।

Q3. Datasheet Form क्या होता है?

Ans: यह फॉर्म डेटा को एक्सेल जैसी ग्रिड फॉर्मेट में दिखाता है, जहाँ पर रिकॉर्ड पंक्तियों में होते हैं।

Q4. Subform क्या है?

Ans: Subform एक ऐसा फॉर्म होता है जो मुख्य फॉर्म के अंदर होता है और संबंधित रिकॉर्ड को दिखाने में मदद करता है।

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