एमएस एक्सेस में क्वेरीज़ और फ़िल्टर

Queries & Filters in MS Access

क्वेरी (Queries)

Microsoft Access में क्वेरीज़ एक शक्तिशाली उपकरण हैं, जिनका उपयोग डेटा को पुनः प्राप्त (retrieve), हेरफेर (manipulate) और विश्लेषण (analyze) करने के लिए किया जाता है। क्वेरीज़ की मदद से हम किसी भी टेबल या अन्य क्वेरी से आवश्यक डेटा निकाल सकते हैं।

उद्देश्य:

• किसी टेबल या क्वेरी से निश्चित शर्तों पर आधारित रिकॉर्ड निकालना।

• विश्लेषण के लिए सारांश (summary) निकालना, डेटा अपडेट करना या नई टेबल बनाना।

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क्वेरी के प्रकार (Types of Queries):

1. सलेक्ट क्वेरी (Select Query):

   • एक या अधिक टेबल/क्वेरी से डेटा निकालती है।

   • सामान्यत: डेटा विश्लेषण के लिए प्रयोग की जाती है।

2. एक्शन क्वेरी (Action Query):

   • डेटा पर कोई कार्य करती है जैसे: जोड़ना, अपडेट करना, हटाना आदि।

3. क्रॉसटैब क्वेरी (Crosstab Query):

   • डेटा का सारांश पंक्तियों और कॉलमों के रूप में दिखाती है, पिवट टेबल जैसा आउटपुट देती है।

4. मेक-टेबल क्वेरी (Make-Table Query):

   • एक नई टेबल बनाती है जो किसी सलेक्ट क्वेरी के परिणामों पर आधारित होती है।

5. एपेंड क्वेरी (Append Query):

   • एक टेबल से दूसरे टेबल में रिकॉर्ड जोड़ती है।

6. अपडेट क्वेरी (Update Query):

   • टेबल में पहले से मौजूद डेटा को अपडेट करती है।

7. डिलीट क्वेरी (Delete Query):

   • टेबल से रिकॉर्ड हटाने का कार्य करती है।

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MS Access में क्वेरी कैसे बनाएं:

Query Wizard से क्वेरी बनाना:

1. डेटाबेस खोलें:
   जिस डेटाबेस में क्वेरी बनानी है, उसे खोलें।

Creating Queries in MS Access:

1. Create टैब पर जाएं:
   रिबन में "Create" टैब पर क्लिक करें।

2. Query Wizard चुनें:
   "Queries" सेक्शन में "Query Wizard" पर क्लिक करें।

3. क्वेरी का प्रकार चुनें:
   जैसे - "Simple Query Wizard", "Crosstab Query", आदि। ज़रूरत के अनुसार चुनें।

1. 

   Choose Query in Ms Access

   
   
   टेबल या क्वेरी चुनें:
   जिससे आप डेटा निकालना चाहते हैं।

2. फ़ील्ड चुनें:
   उन कॉलमों को चुनें जिन्हें आप आउटपुट में शामिल करना चाहते हैं।

1. Finish पर क्लिक करें:
   सारी सेटिंग्स देखने के बाद "Finish" बटन दबाएं।

Save Queries in Ms Access

1. क्वेरी को सेव करें:  क्वेरी का नाम डालें और OK दबाकर सेव करें।

Queries in Ms Access

1. क्वेरी रन करें:
   क्वेरी को डबल क्लिक कर खोलें और "Run" बटन दबाएं।

Run Queries in Ms Access

MS Access में फ़िल्टर (Filter in MS Access):

फ़िल्टर्स का उपयोग डेटा को शर्तों के अनुसार छाँटने और केवल ज़रूरी रिकॉर्ड्स को देखने के लिए किया जाता है। यह टेबल, क्वेरी, फॉर्म और रिपोर्ट में काम आता है।

मुख्य विशेषताएँ:

• चयनात्मक प्रदर्शन:
  केवल वही रिकॉर्ड दिखते हैं जो निर्धारित शर्तों को पूरा करते हैं।

• डायनामिक फ़िल्टरिंग:
  आप कभी भी फ़िल्टर की शर्तें बदल सकते हैं।

• अस्थायी प्रकृति:
  फिल्टर केवल वर्तमान व्यू तक सीमित होते हैं।

• फिल्टर बाय सेलेक्शन:
  किसी फील्ड के सेल को चुनें और Access उसी वैल्यू वाले रिकॉर्ड दिखाएगा।

• कंबाइंड फ़िल्टर्स:
  आप एक साथ कई फिल्टर लगा सकते हैं।

• फिल्टर हटाना:
  "Toggle Filter" बटन दबाकर आप सभी रिकॉर्ड दोबारा देख सकते हैं।

• फिल्टर सेव करना:
  ज़रूरत हो तो आप फिल्टर की सेटिंग्स को क्वेरी के रूप में सेव कर सकते हैं।

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MS Access में फ़िल्टर कैसे बनाएं:

स्टेप-बाय-स्टेप प्रक्रिया:

1. डेटाबेस खोलें:
   जिस टेबल/क्वेरी पर फ़िल्टर लगाना है, उसे खोलें।

2. टेबल या क्वेरी का चयन करें:
   Navigation Pane से उसे चुनें।

Filter in MS Access

1. फिल्टर विकल्प तक जाएं:

• Table View में: "Home" टैब → "Sort & Filter" ग्रुप → "Filter by Selection" या "Filter by Form" चुनें।

• Query View में: "Design View" पर जाएं और Criteria Row में शर्तें डालें।

Creating Filter in MS Access

Filter by Selection का उपयोग:

• किसी सेल पर क्लिक करें → "Filter by Selection" पर क्लिक करें → Access वही रिकॉर्ड दिखाएगा जिनकी वैल्यू मेल खाती है।

Creating Filter by selection in MS Access

Filter by Form का उपयोग:

1. "Filter by Form" बटन दबाएं

2. ब्लैंक फॉर्म खुलेगा जिसमें आप शर्तें दर्ज कर सकते हैं।

3. शर्तें भरने के बाद "Toggle Filter" पर क्लिक करें।

Creating Filter by Form in MS Access

फिल्टर हटाना और सेव करना:

• हटाना: "Toggle Filter" बटन दबाएं।

• सेव करना: एक नई क्वेरी बनाकर उसमें Criteria डालें और उसे सेव कर लें।

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निष्कर्ष (Conclusion):

इस लेख में हमने जाना:

• MS Access में क्वेरी और फ़िल्टर क्या होते हैं।

• उनके प्रकार और उपयोग।

• कैसे बनाएँ, रन करें, प्रीव्यू लें और प्रिंट करें।

यह जानकारी DBMS (MS Access) विषय के अंतर्गत आती है और BCA, PGDCA, DCA, ‘O’ Level के छात्रों के लिए अत्यंत उपयोगी है।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs):

Q1: MS Access में क्वेरी क्या होती है?

उत्तर: क्वेरी एक टूल है जिससे हम टेबल या अन्य क्वेरी से आवश्यक डेटा निकाल सकते हैं।

Q2: फ़िल्टर क्या है?

उत्तर: फ़िल्टर एक अस्थायी प्रक्रिया है जिससे हम शर्तों के अनुसार केवल ज़रूरी रिकॉर्ड्स देख सकते हैं।

Q3: Action Query क्या है?

उत्तर: यह एक प्रकार की क्वेरी है जो डेटा में बदलाव करती है, जैसे जोड़ना, हटाना या अपडेट करना।

Q4: Crosstab Query क्या है?

उत्तर: यह क्वेरी डेटा का सारांश टेबल जैसे रूप में दिखाती है, जिससे हम विश्लेषण कर सकते हैं।

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