एमएस एक्सेस में रिपोर्ट[PGDCA/DCA]

Reports in MS Access

रिपोर्ट्स का परिचय (Introduction to Reports)

MS Access में रिपोर्ट्स डेटा को एक संरचित (structured) और प्रिंट योग्य (printable) रूप में प्रस्तुत करने का एक महत्वपूर्ण साधन है। ये रिपोर्ट्स टेबल, क्वेरी और फॉर्म से डेटा को लेकर उपयोगकर्ता के सामने आकर्षक और व्यवस्थित ढंग से प्रस्तुत करती हैं।

मुख्य उपयोग:

• डेटा का विश्लेषण

• निर्णय लेने में सहायता

• प्रिंट योग्य फ़ॉर्मेट में प्रस्तुति

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रिपोर्ट्स की विशेषताएँ (Features of Reports):

• हेडर, फुटर और पेज नंबर जोड़े जा सकते हैं।

• चित्र, लोगो और अन्य ग्राफिक्स सम्मिलित किए जा सकते हैं।

• डेटा को ग्रुपिंग और सॉर्टिंग द्वारा वर्गीकृत किया जा सकता है।

• फॉन्ट, रंग और बॉर्डर द्वारा रिपोर्ट की दृश्य रूप को बेहतर बनाया जा सकता है।

Create Reports in MS Access

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MS Access में रिपोर्ट कैसे बनाएं (Create Reports in MS Access):

1. सिंगल कॉलम रिपोर्ट (Single Column Report):

• डेटा को एक कॉलम में वर्टिकल रूप में दिखाया जाता है।

• उपयोगी होता है सरल लिस्ट या डायरेक्टरी बनाने में।

बनाने के स्टेप्स:

1. "Create" टैब में जाएँ

2. "Report Wizard" चुनें

3. टेबल/क्वेरी और फील्ड चुनें

4. लेआउट और स्टाइल का चयन करें

5. "Finish" पर क्लिक करें

Single Column Report in Access

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2. टैबुलर रिपोर्ट (Tabular Report):

• डेटा ग्रिड जैसे फॉर्मेट में दिखाया जाता है (जैसे Datasheet)।

• उपयोगी होता है जब कई रिकॉर्ड्स और फील्ड्स को साथ दिखाना हो।

बनाने के स्टेप्स:

1. "Create" टैब > "Report Design"

2. "Field List" से फील्ड्स को ड्रैग करें

3. हेडर, फुटर, लेबल्स जोड़ें

4. लेआउट को व्यवस्थित करें

Tabular Report in Access

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3. सिंगल टेबल रिपोर्ट (Single Table Report):

• एक ही टेबल के सभी डेटा को दर्शाता है

• एक entity के सभी विवरण दिखाने में सहायक

बनाने के स्टेप्स:

1. "Report Wizard" खोलें

2. टेबल और फील्ड्स चुनें

3. ग्रुपिंग/सॉर्टिंग सेट करें

4. लेआउट व स्टाइल चुनें

5. "Finish" पर क्लिक करें

Single & Multiple Table Report in MS access

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4. मल्टी टेबल रिपोर्ट (Multi-Table Report):

• एक से अधिक टेबल का डेटा एक साथ दिखाता है

• टेबल्स के बीच बने रिलेशनशिप का उपयोग करता है

बनाने के स्टेप्स:

1. "Create" टैब > "Report Wizard"

2. संबंधित टेबल्स/क्वेरीज चुनें

3. फील्ड्स जोड़ें और रिलेशनशिप सेट करें

4. स्टाइल और लेआउट सेट करें

5. "Finish" पर क्लिक करें

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रिपोर्ट का प्रीव्यू और प्रिंट (Preview & Print Reports):

1. रिपोर्ट खोलें:

• Navigation Pane में जाकर रिपोर्ट पर डबल-क्लिक करें

2. प्रीव्यू करें:

• "Design" टैब में "Print Preview" पर क्लिक करें

3. पेज नेविगेशन करें:

• First, Previous, Next, Last बटन से पेज बदलें

4. प्रिंट करें:

• "Print" बटन पर क्लिक करें

• प्रिंटर और कॉपी संख्या सेट करें

• "OK" पर क्लिक करें

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निष्कर्ष (Conclusion):

इस लेख में आपने जाना:

• MS Access में रिपोर्ट्स क्या हैं

• रिपोर्ट्स के प्रकार और उन्हें कैसे बनाएं

• रिपोर्ट्स का प्रीव्यू और प्रिंट कैसे करें

ये जानकारी BCA, PGDCA, DCA, 'O' Level जैसे कोर्स के विद्यार्थियों के लिए उपयोगी है।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs):

Q1. MS Access में रिपोर्ट्स क्या होती हैं?

Ans: रिपोर्ट्स डेटा को संरचित व प्रिंट योग्य फॉर्म में प्रस्तुत करने का माध्यम हैं।

Q2. Single Column Report क्या है?

Ans: एक रिपोर्ट जो डेटा को एक कॉलम में वर्टिकल रूप में दिखाती है।

Q3. Tabular Report क्या है?

Ans: एक रिपोर्ट जो डेटा को टेबल जैसे फॉर्मेट में पंक्तियों और कॉलमों में दर्शाती है।

Q4. Single Table Report क्या है?

Ans: एक ऐसी रिपोर्ट जो एक ही टेबल से डेटा लेकर उसे व्यवस्थित रूप में दिखाती है।

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